Топ-10 event-трендов

Большой материал от АртНауки и Николая Новоселова о трендах наступающего года. Список основан на исследовании более 350 мероприятий.

Трансформация

Именно таким будет направление развития event-индустрии в этом году.

В прошлом году мероприятия превратились во впечатления. В этом мы начнем понимать, как сделать эти впечатления запоминающимися. Джо Пайн, один из авторов книги «Экономика впечатлений», написанной 20 лет назад, размышляет о том, почему мы должны стремиться именно к трансформации, чтобы мероприятие произвело больший эффект. В результате мероприятия эволюционируют как никогда раньше, и не последнюю роль в этом процессе играет то, что бюджеты на маркетинг направляются на мероприятия с личным общением, игнорируя многие другие инструменты.

Организаторы оказываются в трудном положении, ведь event’ы по своей природе ограничены во времени, а по своей сути нематериальны. Даже для профессионалов event-индустрии задача оказывается довольно сложной. Поэтому самая важная цель всех организаторов мероприятий — учесть все, абсолютно все современные тренды.

Тренд №1. Пассивное участие

Мы говорим о пассивном участии, когда нет активной вовлеченности участников в различные аспекты мероприятия. Это проявляется особенно четко, когда дело доходит до использования технологий: если вы просите участников мероприятия найти конкретную важную информацию в приложении, но для этого им нужно пролистывать бесчисленное количество страниц на смартфоне, впечатления будут только отрицательными.

Мероприятия динамичны, и даже 2-3 минуты, которые придется потратить на поиск во время восьмичасового мероприятия, покажутся вечностью. Никто не будет ждать, ведь цифровые сервисы по умолчанию должны выдавать нужную информацию быстро.

Результаты исследований и данные

Мы общаемся с клиентами, которые ожидают, что на их вопросы ответят наилучшим образом, а самое главное — быстро. По статистике Google количество запросов с фразой «открыто сейчас» за последний год выросло в три раза, а «время ожидания» — в 1,2 раза за два года.

Можно с уверенностью предположить, что ситуация становится еще более стрессовой при организации мероприятий, ведь они ограничены по времени и дают избыточное количество информации.

Почему это важно

Участники мероприятия будут сильно разочарованы, если не смогут получить информацию о мероприятии онлайн или через приложение. Те технологии, которые сейчас находятся в распоряжении профессионалов event-индустрии, несколько ограничены и функционируют только при наличии идеально работающем Wi-Fi, а он, к сожалению, часто подводит.

Если вовлечь участников в происходящее, или помочь им получать ответы на запросы без многочисленных переходов с экрана на экран, или максимально упростить инструменты навигации, их впечатления и ощущения от мероприятия будут максимально позитивными.

Тренд №2. Планирование контента мероприятия

Чтобы впечатление стало трансформирующим, оно должно быть тщательно спланировано. Только в этом случае произойдут изменения. Если вы считаете, что участники мероприятия познакомятся с какой-то интересной персоной или спонсор сможет заключить пару сделок на вашем event’е самостоятельно, — это верный путь к провалу. Необходимо заранее спланировать, как именно это произойдет.

Изменить скучный ход мероприятия можно благодаря тщательно подготовленному наполнению программы. К примеру, на конференции, самая важная часть контента это программа самого мероприятия (а именно в этом вопросе мы постоянно подводим и участников, и спонсоров).

Проведенный нами анализ показывает, что у мероприятий, организаторы которых направляют большую часть бюджета и сил в содержание и наполнение мероприятия, наблюдаются лучшие результаты. Например обычная формула, по которой составлена любая конференция, включает в себя ключевых спикеров, секционные заседания, церемонии открытия/закрытия. Но этот подход показывает низкие результаты и требует дополнительных доработок.

Результаты исследований и данные

72% из 350 проанализированных мероприятий разработали такое наполнение мероприятий, которое развивается поступательно, тем самым превратив запланированный результат в реальный. Потенциальные и фактические участники на себе чувствуют изменения, которые произойдут или происходят на мероприятии, благодаря тщательно спланированному ходу event’а.

Почему это важно

Если я не могу представить изменения, которые произойдут в результате вашего мероприятия, я не пойду на него сам, не буду его спонсировать и не отправлю туда своих сотрудников.

И если я планирую потратить свое время и деньги на ваше мероприятие, вы должны показать мне на практике, что именно поможет мне обучиться, развлечься, завязать новые знакомства, почему я буду активно участвовать в мероприятии и какую новую информацию я получу.

Тренд №3. Мебель имеет значение

Хорошим мероприятием может считаться только то, где удовлетворяются потребности всех присутствующих, где с уважением относятся к людям разного происхождения и разными особенностями. Такой уважительный подход к каждому участнику сейчас стал ведущим и в сфере обслуживания, и в event-индустрии. Этот тренд набрал популярность среди организаторов мероприятий благодаря статье под названием «Уважаемые организаторы конференций, вы неправильно расставляете стулья». В этом докладе поднимаются важные вопросы, на которые зачастую не обращают внимание. Например, трудности, с которыми приходится сталкиваться женщины, когда они выходят на сцену или занимают места в зале. В наши дни для рассадки используется минималистичная мебель необычных форм, например, высокие барные стулья, низкие или мягкие диваны, а иногда и необычные дизайнерские решения, когда вместо стула используется велосипед или подвесные качели. Во-первых, сложно элегантно сесть на такую мебель и встать с нее (особенно если на вас пышное платье или наоборот, строгий костюм с узкой юбкой). Во-вторых, выступающие вряд ли смогут полностью сосредоточиться на обсуждении, если они будут беспокоиться о том, что у них поднимется подол платья или юбки, слишком обнажив ноги перед аудиторией. Мебель сложного дизайна не подходит не только женщинам, но и людям низкого роста или полной комплекции, а также людям с инвалидностью, у которых могут возникнуть непредвиденные организаторами сложности с посадкой.

Результаты исследований и данные

Недостаточное внимание к стульям — проблема, неоднократно озвученная профессионалами event индустрии со всего мира. Также стоит отметить что современное поколение, все больше посещающее различные события, более внимательно к деталям и более требовательно к уважению особенностей каждого человека.

Почему это важно

Уважение к каждому гостю и его особенностям является одним из новых требований к успешности мероприятия. Просто сказать, что вы заботитесь о людях, недостаточно. Забота о них должна проявляться на деле с вниманием к деталям. Если плохой выбор сиденья доставляет выступающему неудобства, слушатели заметят это и, возможно, даже выскажут свое неодобрение в соц. сетях. Вы можете не придать этой маленькой детали значения, но, возможно, именно она разрушит результаты всей вашей упорной работы. Посмотрите на эту деталь как на возможность привнести в event-индустрию что-то важное и стать ее лидером.

Тренд №4. Радость от пропуска не актуальных событий (РПНАС)

Несколько лет назад организаторы мероприятий впервые заговорили о последствиях синдрома РПНАС или страха пропустить что-то интересное. Что мы имеем ввиду? Представьте себе типичный сценарий делового мероприятия, который включает в себя необходимость учиться, знакомиться с новыми людьми, вести бизнес-переговоры, продавать, обмениваться опытом, веселиться, делиться фотографиями в соц. сетях и так далее. А еще нужно следить за происходящим на сцене и участвовать в обсуждении. Согласитесь, это слишком сложно. Неспособность сделать все эти задачи вызывают эмоциональное и физическое выгорание даже у самого выносливого гостя. Подход РПНАС, (радость от пропуска той или иной части мероприятия), привел к новой практике: предоставлять участникам возможности уйти от шума и суеты event’a. В результате на площадках появились зоны, где можно отключиться от информационной перегрузки и медленно обрабатывать происходящее или даже ненадолго оторваться от мероприятия. Неважно, идет ли речь о подзарядке телефона или простом отдыхе, подход РПНАС предлагает посетителям выйти, чтобы обработать всю накопившуюся информацию или просто сделать перерыв на медитацию или решение рабочих вопросов. Страх пропустить что-то интересное на мероприятии — это весомый фактор, особенно для деловой аудитории. Подход РПНАС, напротив, предусматривает перерывы в программе или отдельные зоны, чтобы участники, не мучаясь от чувства вины, могли быстро восстановить силы, а затем с еще большей энергией вернуться в гущу событий.

Результаты исследований и данные

Наш анализ показывает, что на крупном мероприятии, таком, как торговая выставка, в среднем нужно посетить 120 стендов, от 10 до 15 сопутствующих мероприятий и пройти немало километров. Информационная перегрузка в сочетании с физической усталостью, обезвоживанием организма и плохим питанием часто приводит к выгоранию, полной неспособности получать удовольствие и пользу от мероприятия.

Почему это важно

Мы не можем позволить людям испытывать выгорание. Перегружая участников информацией, бесконечной ходьбой и бесконечными развлечениями мы вызываем стресс, мы подрываем их способность получать пользу от события. Не давая гостям возможности освободить мозг от бесконечной информации и знакомств, мы неизбежно ставим под угрозу результаты большинства event’ов. Мнение о том, что человек должен быть всегда погружен в гущу событий, неверно. Помните, что после небольшого отдыха участники лучше реагируют и активнее вовлекаются в происходящее, в том числе на эмоциональном уровне.

Продолжение следует…

Источник: event.ru